2-2. PM의 핵심 소프트 스킬, 퍼실리테이션

 퍼실리테이션 (Facilitation)의 어원은 '쉽게/용이하게 하다'라는 의미로,
2명 이상의 집단이 효율적으로 최선을 시책을 찾도록 돕는 '의사결정 방법론'을 의미하며, 
소통과 협력이 활발하게 시너지가 생기도록 도와주는 행위로 이해하면 됩니다. 

이런 일을 하는 사람을 퍼실리테이터(facilitator)라고 부르기도 합니다. 

 

퍼실리테이션을 통해 효율적 미팅 만들기

 
1단계. 미팅준비 - 미팅의 목적과 참석자의 정의

  * 미팅의 목적을 표현하기 : [ 아젠다, 문제 상황 전달, 미팅 목적 구체화] 에 대해 명확히 전달하는 것이 좋다. 
     ex) 이번 미팅의 아젠다는 00 이탈률 개선입니다. (아젠다) 현재 00 단계의 이탈률이 너무 높습니다 (X%목표 대비 Y%) 
      00 기능에 불편함이 있다고 봐야 할 것 같아서, 이력서 업로드 기능을 개선하고자 합니다. (문제상황전달) 메이커 분들의  
     의견도 수렴하여 모두가 공감할 수 있는 개선안을 마련하기 위해 아이데이션을 진행해 보는 게 어떨까요?  (미팅 목적 구체화)
     미팅을 통해 합의된 개선안 또는 개선 방향을 도출할 수 있기를 기대하고 있습니다. 미팅 전 필요한 참고 자료는 첨부파일을 확인 부탁           드리며, 미팅 전 참고 자료 숙지 부탁드리겠습니다. (준비 필요사항, 참고 자료 공유)

   
    * 미팅의 참석자 정의? 
      (1) 정책 결정을 위한 미팅이라면! 핵심 정책 결정권자를 모두 초대하는 것이 좋습니다.
         결정권자가 모호하거나, 정책의 영향 범위가 넓어 실무 담당자들과 논의가 필요하다면
          그때는 유관 부서 담당자를 초대해야 합니다. 

       (2) 서비스 정책 변경 등을 "공유"하는 미팅이라면! 정책 결정권자 외 담당 실무자들 모두를 초대해 미팅을 진행합니다.
        조직의 구조에 따라 특정 실무자 위주로 초대해 팀 내에 전파하는 등. 상황에 따라 유연하게 결정하면 됩니다. 
        안건을 미리 공유하고, 미팅 참석 여부를 담당 실무자들이 직접 선택하게끔 하면 좋습니다. 

 

 

   2단계. 미팅 진행 - 참석자의 소통 끌어내기

    * 화이트 보드 혹은 공유 모니터 활용 : 진행사항을 모두가 볼 수 있게끔 한다. 
    * 미팅의 절차를 준비/준수한다. :  담당자가 누구인지, 협의 할 정책, 배포 예정일, 체크리스트 정리 등   
    * 참석자 모두에게 의도적으로 소통 요청 : 불특정 다수에게 의견을 묻기보다 미리 주제에 적합하다 생각하는 참석자를 파악해 특정 참석       자를 지정해 소통 요청하는 것이 좋다. 
    * 참석자의 의견을 패러프레이징한다. : 그동안 결정된 의견들을 한 번 쭈욱 요약해서 이야기한다.
        회의내용을 참석자에게 환기시키고, 잘못된 내용 수정에 참석자들을 참여시킨다. 
    * 결론과 액션 아이템을 도출한다. : 미팅에서 무엇이 결정되었는지에 대한 결론으로 미팅을 기억하게 한다. 

    * 회의록 작성 

 

  3단계. 미팅에 따른 follow up을 한다. 
    - 미팅의 마무리에서 각 액션 별로 담당자와 마무리 일자를 잘 협의한다. 
    마무리 일자만 기다리는 것에서 벗어나 중간의 진행 현황과 장애물을 확인하여 약속한 시간안에 마무리 될 수 있도록 돕는다.